Polisi Preifatrwydd Ysgogi Gweithredu Gwirfoddol

Grŵp Ysgogi Gweithredu Gwirfoddol yw’r enw ar gyfer prosiect ymchwil cydweithredol sydd wedi’i lunio gan dîm o academyddion a phartneriaid yn y sector gwirfoddol ledled y Deyrnas Unedig. Ariennir yr ymchwil am 12 mis (o fis Hydref 2020 ymlaen) drwy’r alwad cyllid gan y Cyngor Ymchwil Economaidd a Chymdeithasol ynglŷn â’r ymateb cyflym i COVID-19.

Mae tîm y prosiect wrthi’n casglu ac yn dadansoddi data o bob rhan o’r Deyrnas Unedig er mwyn deall rôl gweithredu gwirfoddol yn ystod y pandemig yn well. Defnyddir y canfyddiadau i lunio adroddiadau briffio i gefnogi adferiad cenedlaethol ac i wneud argymhellion ar gyfer cynlluniau parodrwydd ar gyfer pandemig yn y dyfodol. Mae’r wefan yn gweithredu fel wyneb cyhoeddus y prosiect ac yn rhoi cyfle i ymarferwyr ac ymchwilwyr ymwneud â’r canfyddiadau ac â thîm y prosiect.

Mae’r Prif Ymchwilydd a’r Uwch Gymrawd Ymchwil sy’n arwain y prosiect wedi’u lleoli ym Mhrifysgol Northumbria. Mae Prifysgol Northumbria yn Newcastle wedi’i chofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel Rheolwr Data – Rhif Cofrestru Z7674926.

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau am y polisi hwn neu am y wefan at y ddau aelod hyn o’r prosiect. Maen nhw’n gweithio o bell drwy gydol y prosiect ac mae modd cysylltu â nhw drwy’r ebost gan ddefnyddio’r manylion cysylltu isod.

Ein manylion cysylltu

Enw: Irene Hardill Cyfeiriad: irene.hardill@northumbria.ac.uk

Enw: Laura Crawford Cyfeiriad: laura2.crawford@northumbria.ac.uk

Y math o wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chasglu

Ar hyn o bryd rydym yn casglu ac yn prosesu’r wybodaeth a ganlyn:

• Dynodwyr personol a chyfeiriadau ebost (enwau a chyfeiriadau ebost)

Sut rydyn ni’n sicrhau’r wybodaeth bersonol a pham mae hi gennyn ni

Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei phrosesu yn cael ei rhoi inni’n uniongyrchol gennych chi am un o’r rhesymau a ganlyn:

• i ofyn cwestiwn am y prosiect drwy’r ffurflen Cysylltu â ni
• i gofrestru ar gyfer digwyddiad drwy’r tudalen Gweithgareddau.

Rydyn ni’n defnyddio’r wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi inni i ateb eich cwestiynau neu i’ch cofrestru ar un o’n digwyddiadau rhithwir. Mae esboniad manwl o sut mae’r data personol yn cael ei brosesu i’w weld isod:

Y ffurflen Cysylltu â ni

Mae’r ffurflen Cysylltu â ni yn anfon neges ebost at gleient ebost. Microsoft Outlook yw’r cleient ebost a ddefnyddir gan yr aelod o’r tîm sy’n goruchwylio’r ffurflen Cysylltu â ni. Mae Outlook yn cadw cyfeiriadau ebost yn awtomatig. Bydd yr aelod o’r tîm yn ymateb i unrhyw ymholiadau o’i gyfrif ebost ei hun. Gall yr ymholiad gael ei anfon at aelod o’n tîm prosiect craidd (y mae pob un ohonyn nhw wedi llenwi cytundeb Cydweithredu). Bydd y cyfeiriad ebost sy’n cyd-fynd â’r ffurflen Cysylltu â ni yn cael ei ddiddymu ar ddiwedd y prosiect (diwedd mis Hydref 2021). Mae’r cyfrif ebost Outlook yn cael ei gyrchu drwy liniadur sydd wedi’i warchod â chyfrinair.

Cofrestru drwy’r tudalen Gweithgareddau

Mae’r data personol a gesglir pan fyddwch yn cofrestru ar gyfer digwyddiad ar y tudalen Gweithgareddau yn cael ei storio fel tabl yng nghefn y wefan. Mae modd i’r data yn y tabl gael ei allforio. Er mwyn helpu i brosesu gwybodaeth cofrestru ar gyfer digwyddiadau byddwn yn lawrlwytho’r wybodaeth i Excel. Bydd y daenlen Excel yn cael ei storio ar y lle cydweithredol a rennir ar Microsoft Teams. Dim ond i’r rhai sy’n ymwneud yn uniongyrchol â llunio’r ymchwil y mae cyfrif Teams ar gael ac maen nhw wedi’u gwahodd i’r cyfrif gan y Prif Ymchwilydd a’r Uwch Gymrawd Ymchwil ym Mhrifysgol Northumbria. Gall y manylion cysylltu gael eu defnyddio hefyd i ddosbarthu unrhyw wybodaeth neu ganfyddiadau ar ôl y digwyddiad. Caiff y data personol ei ddileu ar ddiwedd y cyfnod ymchwil a ariennir (Hydref 2021).

Efallai y byddwn yn rhannu’r wybodaeth hon gydag aelodau o’n tîm prosiect. Un aelod o’r tîm sy’n gyfrifol am weinyddu ar y we. Gall cwestiynau sy’n dod i law drwy’r ffurflen gysylltu gael eu hanfon at aelodau’r tîm craidd sydd yn y sefyllfa orau i roi ymateb manwl. Mae pob aelod o’r tîm craidd wedi llofnodi cytundebau Cydweithredu neu Ymgynghori a weinyddir gan Brifysgol Northumbria. Mae aelodau’r tîm craidd wedi cytuno i ymdrin â data personol yn unol â’r ddeddfwriaeth Diogelu Data a dim ond os oes angen hynny’n rhesymol er mwyn cwblhau eu rolau yn y prosiect y bydd data personol yn cael ei roi i Ymgynghorwyr y prosiect.

Pan fyddwch yn cofrestru ar gyfer un o ddigwyddiadau Ysgogi Gweithredu Gwirfoddol, byddwn weithiau’n rhannu’ch manylion gydag un o’n sefydliadau partner sy’n cynnal y digwyddiad penodol hwnnw. Gall y digwyddiadau gael eu cynnal gan gydweithwyr i aelodau o’n tîm craidd. Bydd gwybodaeth am westeiwr y digwyddiad yn cael ei darparu ar y tudalen Gweithgareddau cyn ichi gofrestru’ch diddordeb.

Ni fydd data personol yn cael ei rannu gydag unrhyw drydydd partïon y tu hwnt i’r rhai sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r prosiect ymchwil.

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydyn ni’n dibynnu arnyn nhw er mwyn prosesu’r wybodaeth hon yw:

Erthygl 6(f) Mae gennyn ni fuddiant dilys.

Sut rydyn ni’n storio’ch gwybodaeth bersonol

Mae eich gwybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar liniadur sydd wedi’i warchod â chyfrinair.

Bydd y cyfeiriad ebost sy’n gysylltiedig â gwefan y prosiect yn cael ei ddiddymu ar ddiwedd mis Hydref 2021. Bydd unrhyw ddata personol sy’n cael ei storio yng nghefn y wefan yn cael ei waredu erbyn y dyddiad hwnnw.

Eich Hawliau

Mae’r GDPR yn rhoi nifer o hawliau i unigolion mewn perthynas â phrosesu data personol, y gall pob un ohonyn nhw fod yn gymwys i wahanol raddau, gan ddibynnu ar natur y prosesu a’r sail gyfreithiol ar ei gyfer. Mae gennych chi hawl:

• I gael gwybod sut rydyn ni’n defnyddio’ch data (drwy’r hysbysiad preifatrwydd hwn)
• I ofyn am weld (copi o’r) wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch.
• I gywiro data anghywir neu anghyflawn
• I ofyn inni roi’r gorau i anfon cyfathrebiadau marchnata uniongyrchol atoch.

O dan amgylchiadau penodol, efallai y bydd gennych hawl hefyd:

• I ofyn inni ddileu data penodol.
• I ofyn inni gyfyngu ar waith prosesu penodol ar eich data personol.
• I ofyn i unrhyw ddata a gyflwynwyd gennych i ni’n electronig gael ei ddychwelyd i chi neu ei drosglwyddo i drydydd parti ar ffurf ffeil ddata.
• I wrthwynebu gwaith prosesu penodol gennyn ni ar eich data personol

 Sut i gwyno

Os oes gennych chi unrhyw bryderon am y modd rydyn ni’n defnyddio’ch gwybodaeth bersonol, gallwch wneud cwyn i ni yn laura2.crawford@northumbria.ac.uk neu irene.hardill@northumbria.ac.uk

Os ydych yn anfodlon ar y modd rydyn ni’n prosesu’ch data, neu’n anfodlon ar ymateb i gŵyn rydych chi wedi’i gwneud i ni, mae gennych chi hawl i gwyno i’r ICO drwy ffonio: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745, drwy’r ebost: casework@ico.org.uk neu i gael rhagor o wybodaeth gweler gwefan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Gwefan yr ICO: https://www.ico.org.uk